“Mở chiếc hộp đen”: Tìm hiểu về quy trình và nguyên tắc làm việc giữa Biên tập viên và Người phản biện trong các tạp chí quốc tế

Quy trình phản biện đồng cấp (peer review) là nền tảng của việc kiểm soát chất lượng trong xuất bản học thuật. Nó được xây dựng như một hệ thống nhiều lớp nhằm sàng lọc và chỉ cho phép những nghiên cứu thực sự có giá trị được công bố (Ware, 2008). Khi bản thảo được gửi đi, bước đầu tiên là khâu kiểm tra hành chính bởi trợ lý biên tập (assistant editor): định dạng, số chữ, cấu trúc bài, trích dẫn, cũng như các yêu cầu kỹ thuật khác. Đây là lớp sàng lọc cơ bản nhưng nghiêm túc, vì biên tập viên không muốn lãng phí thời gian vào những bản thảo không đáp ứng tiêu chuẩn hình thức tối thiểu.

Sau khi vượt qua lớp kiểm tra hành chính, bản thảo được chuyển đến tổng biên tập (chief editor hoặc editor-in-chief); từ đó, tổng biên tập sẽ chuyển đến biên tập viên phụ trách (editor, associate editor hoặc member of editorial board - tên gọi tùy theo từng tạp chí). Ở giai đoạn này, biên tập viên thực hiện đánh giá như:

- Mức độ phù hợp: Đánh giá tính mới của bản thảo và sự tương thích với mục tiêu, phạm vi (Aims and Scope) cũng như đối tượng độc giả của tạp chí.

- Loại bản thảo và dữ liệu: Xác định bản thảo có thuộc loại hình nghiên cứu (ví dụ: thực nghiệm, bán thực nghiệm) hoặc sử dụng loại dữ liệu/phương pháp mà tạp chí chấp nhận hay không.

- Tiêu chuẩn chất lượng: Xét duyệt tính thuyết phục của dữ liệu, sự chặt chẽ của phương pháp luận, nền tảng lý thuyết và văn phong học thuật chuyên nghiệp.

- Đạo đức nghiên cứu: Rà soát các khai báo bắt buộc về phê duyệt đạo đức (Institutional Review Board - IRB) và tính minh bạch trong việc sử dụng công cụ AI.

- Định hướng nội bộ: Cân nhắc dựa trên tỷ lệ chấp nhận (acceptance rate) của tạp chí hoặc các yếu tố “ngầm” nhằm đảm bảo tính đa dạng, như việc tránh đăng quá nhiều bài cùng chủ đề, phương pháp nghiên cứu hoặc quá nhiều tác giả đến từ cùng một quốc gia trong cùng một năm xuất bản.

Vòng này cũng chính là vòng quyết định liệu bản thảo có đáng để đầu tư thời gian của các phản biện hay không (Nicholas et al., 2014). Nếu được đánh giá là có tiềm năng, bản thảo sẽ được gửi đến hai hoặc ba nhà khoa học có chuyên môn phù hợp trong lĩnh vực liên quan. Các phản biện sẽ đánh giá độc lập, khuyết danh và từ đó đưa ra khuyến nghị: chấp nhận (rất hiếm ở ngay vòng đầu tiên), chấp nhận với chỉnh sửa nhỏ (minor revision), yêu cầu chỉnh sửa lớn (major revision), hoặc từ chối (rejection). Cuối cùng, biên tập viên tổng hợp, cân nhắc nội dung, chất lượng, độ nhất quán giữa các phản biện và đưa ra quyết định cuối cùng.

Vòng sát hạch ban đầu: Vì sao bản thảo bị từ chối ngay lập tức?
Để hiểu rõ hơn về cách thức vận hành của các nhóm tiêu chí vừa nêu, chúng ta cần đi sâu vào thực tế khắt khe tại các tòa soạn quốc tế thông qua các chỉ số cụ thể.
Một thực tế mà mọi tác giả cần chấp nhận là các tạp chí quốc tế đều duy trì chỉ số kết quả (KPI - Key Performance Indicators) nội bộ khắt khe về tỷ lệ chấp nhận bài, thường chỉ ở mức 15-20%, thậm chí thấp hơn. Điều này dẫn đến một hệ quả tất yếu: khoảng 60-70% bản thảo sẽ bị từ chối ngay từ vòng sơ loại (desk reject) trước khi có cơ hội được chuyển đến các chuyên gia phản biện.
Ở giai đoạn trên, biên tập viên chỉ mất vài phút để sàng lọc nhanh. Bên cạnh những yếu tố về định dạng hay sự phù hợp với tôn chỉ mục tiêu của tạp chí, chất lượng nội dung chưa đạt chuẩn chính là rào cản lớn nhất khiến bài viết bị loại sớm.
Chất lượng này được soi chiếu qua tính thuyết phục của dữ liệu và sự chặt chẽ của phương pháp luận. Những bản thảo thiếu nhóm đối chứng khi thiết kế thực nghiệm, phân bổ mẫu ngẫu nhiên không rõ ràng hoặc có phân tích thống kê yếu thường bị đánh giá là không đủ độ tin cậy. Thêm vào đó, sự thiếu liên kết logic giữa các phần và kỹ năng viết chưa đạt chuẩn học thuật, như cách đặt vấn đề vòng vo, câu văn dài dòng, sẽ dễ khiến thông điệp cốt lõi của nghiên cứu bị mờ nhạt. Đáng chú ý, mỗi tạp chí đều có "khẩu vị" riêng về phương pháp ưu tiên và phong cách hành văn. Do đó, việc nghiên cứu kỹ các bài viết gần đây để điều chỉnh bản thảo cho phù hợp là một bước đi chiến lược không thể bỏ qua.
Thực tế, tỷ lệ "desk reject" ở nhiều tạp chí uy tín hiện nay thường duy trì ở mức cao, dao động từ 30% đến hơn 70% (Chen, 2025). Trong đó, sự không phù hợp với mục tiêu, phạm vi của tạp chí (chiếm 55-72%) và sự thiếu hụt tính mới trong đóng góp khoa học (khoảng 52%) chính là hai rào cản phổ biến nhất khiến bản thảo bị loại sớm (Menon và cộng sự, 2020; Wu và cộng sự, 2024). Đáng chú ý, sự sàng lọc này càng trở nên quyết liệt hơn trong bối cảnh học thuật hiện đại, khi các vấn đề về đạo đức nghiên cứu và tính minh bạch của AI đang trở thành tâm điểm của quan ngại. Việc thiếu khai báo phê duyệt đạo đức (IRB), không công bố việc sử dụng công cụ AI, hay bất kỳ nghi vấn nào về tính chính danh của ý tưởng đều có thể dẫn đến quyết định từ chối gần như ngay lập tức ở các tạp chí uy tín (COPE, 2019).

Biên tập viên thường chỉ cần một lý do hợp lệ và rõ ràng để bấm nút từ chối. Vì vậy, nguyên tắc cốt lõi là hãy dành thời gian loại bỏ mọi điểm yếu nhỏ nhất có thể, từ định dạng, trích dẫn, framing vấn đề, đến việc làm rõ đóng góp, để không vô tình trao cho họ một cái cớ dễ dàng để loại bài.

Chọn người phản biện: Họ là ai và họ tìm gì?
Khi bản thảo vượt qua vòng sơ loại, biên tập viên sẽ bắt đầu tìm kiếm và mời người phản biện. Quy trình này không có một công thức duy nhất mà phụ thuộc vào phong cách cá nhân và định hướng của từng tạp chí. Trong khi một số tạp chí thường ưu tiên nguồn phản biện từ cơ sở dữ liệu chuyên gia nội bộ (Hình 1) hoặc mạng lưới đồng nghiệp uy tín, các tạp chí mới hoặc các số chuyên đề (Special Issue) có xu hướng linh hoạt hơn khi tìm kiếm từ danh sách tác giả vừa công bố, thậm chí là các nghiên cứu sinh xuất sắc để đảm bảo tính cập nhật và tốc độ xử lý.
Về chiến lược mời phản biện, biên tập viên thường cân nhắc giữa hai phương án:
Mời đúng số lượng cần thiết (thường là 2-3 người): Cách tiếp cận này giúp biên tập viên dễ dàng kiểm soát nội dung phản hồi, tránh tình trạng nhận được quá nhiều ý kiến mâu thuẫn. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất là rủi ro kéo dài thời gian nếu một trong số họ từ chối hoặc không nộp báo cáo đúng hạn.
Mời dư số lượng (có thể gửi thư mời từ 5-7 người cùng lúc): Đây là chiến lược thường thấy để đẩy nhanh tiến độ, phòng trường hợp nhiều người từ chối lời mời. Ưu điểm là rút ngắn thời gian chờ đợi để có đủ số lượng báo cáo tối thiểu. Tuy nhiên, chiến lược này sẽ đặt ra thách thức cho biên tập viên trong việc tổng hợp các ý kiến phản biện (nếu các ý kiến đối lập nhau) và đưa ra quyết định cuối cùng một cách công bằng và nhất quán.

Người phản biện, phần lớn là các học giả bận rộn và làm việc hoàn toàn tình nguyện, sẽ đọc và đánh giá toàn diện bản thảo. Dưới đây là bảng tổng hợp các tiêu chuẩn mà người phản biện thường tập trung khi đọc bản thảo:

Người phản biện thường hình thành đánh giá ban đầu chỉ trong khoảng 15-30 phút đầu tiên và chỉ tập trung vào các vấn đề nền tảng trước khi xét đến chi tiết. Một bản thảo mắc phải các lỗi kể trên sẽ khiến họ dễ dàng đưa ra đề xuất từ chối ngay ở vòng đầu tiên nếu các vấn đề đó mang tính cốt lõi và khó khắc phục.
Ngoài ra, người phản biện kỳ vọng các vấn đề lớn phải được giải quyết triệt để ngay ở vòng phản biện thứ hai, vì họ thường không phản biện một bài viết quá 2–3 vòng. Do đó, việc sử dụng checklist này không chỉ giúp bạn xoa dịu áp lực cho người phản biện mà còn trực tiếp gia tăng cơ hội được chấp nhận cho bản thảo.
Quyền quyết định cuối và thời gian
Dù người phản biện cung cấp các nhận xét chuyên môn quan trọng, nhưng biên tập viên mới là người giữ quyền quyết định cuối cùng. Trong những trường hợp ý kiến phản biện mâu thuẫn nhau, biên tập viên có thể tự đưa ra đánh giá dựa trên kinh nghiệm cá nhân hoặc mời thêm người phản biện khác để đảm bảo tính khách quan. Quyền lực này giúp duy trì sự cân bằng và đảm bảo rằng tạp chí không bỏ lỡ những nghiên cứu có giá trị chỉ vì một đánh giá khắt khe quá mức hoặc thiếu công bằng.
Bảng 2 minh hoạ cách biên tập viên xử lý các kịch bản phản biện khác nhau để đảm bảo tính khách quan và chất lượng học thuật.

Về mặt thời gian, quy trình phản biện quốc tế thường là một hành trình dài hơi và thực tế thường chậm hơn nhiều so với các thông số lý tưởng trên website của tạp chí. Trong khi quyết định sơ bộ có thể đến trong vòng vài tuần, lộ trình để đi đến quyết định sau phản biện thường kéo dài nhiều tháng, thậm chí có thể lên tới nhiều năm hoặc lâu hơn tùy thuộc vào lĩnh vực. Sự chậm trễ này phần lớn xuất phát từ đặc thù công việc của các biên tập viên và phản biện viên, khi họ thường chỉ có thể xử lý bản thảo trong những khoảng thời gian rảnh rỗi giữa các nhiệm vụ giảng dạy và nghiên cứu chính. Do đó, việc quá trình phản biện kéo dài vượt quá thời hạn dự kiến (thông báo trên website tạp chí) là điều không hiếm gặp, thậm chí thường xuyên trong giới học thuật.

Chiến lược cho tác giả: Chủ động và biết “kết nối đúng cách”
Để tăng cơ hội thành công, thay vì gửi bài một cách thụ động, tác giả cần chủ động hơn trong việc kết nối với cộng đồng học thuật. Việc tham dự các hội thảo để gặp gỡ trực tiếp biên tập viên hoặc gửi email thăm dò (pre-submission) kèm tiêu đề và tóm tắt nghiên cứu có thể giúp tác giả nhận được những phản hồi sớm về mức độ quan tâm của tạp chí. Ngoài ra, việc nộp bài cho các số đặc biệt (Special Issue) thường mang lại cơ hội tốt hơn do có trọng tâm nghiên cứu cụ thể. Khi nộp bài ở số đặc biệt, bản thảo sẽ tránh được rủi ro bị từ chối do lệch phạm vi, mà còn giúp nghiên cứu dễ dàng tiếp cận đúng người phản biện lẫn độc giả mục tiêu, và tăng mức độ nhận diện trong các cộng đồng nghiên cứu chuyên môn hẹp.
Cuối cùng, một trong những cách hiệu quả nhất để hiểu rõ "luật chơi" là tình nguyện tham gia làm người phản biện và hơn nữa làm biên tập viên cho các tạp chí trong ngành. Trải nghiệm này giúp các nhà nghiên cứu nhìn nhận bản thảo từ phía đối diện, từ đó nhận ra những sai sót phổ biến và học cách trình bày nghiên cứu của mình một cách thuyết phục nhất trước những đồng nghiệp khắt khe. Việc tập trung vào một chủ đề nhất định trong các số này giúp bản thảo tránh được rủi ro bị từ chối vì sai lệch về phạm vi, đồng thời gia tăng đáng kể khả năng hiển thị trong các cộng đồng nghiên cứu chuyên biệt.
Thay lời kết - Hiểu hệ thống để đi đường dài
Quy trình phản biện không phải là hoàn hảo, nhưng nó vẫn là bộ lọc cần thiết và hiệu quả nhất để bảo vệ chất lượng và uy tín của tri thức học thuật. Biên tập viên phải đối mặt với áp lực về tốc độ xử lý và tỷ lệ chấp nhận; người phản biện làm việc tình nguyện trong những khoảng thời gian vụn vặt. Khi nhìn nhận hệ thống theo cách thực tế và nhân văn như vậy, chúng ta sẽ bớt cá nhân hóa mỗi lần bị từ chối và bắt đầu coi phản hồi, dù tích cực hay tiêu cực, như dữ liệu quý giá để cải thiện bản thân và năng lực nghiên cứu. Sự khác biệt giữa một bản thảo bị loại sớm và một bản thảo đi đến vòng cuối, thậm chí được chấp nhận, thường không nằm ở chất lượng tuyệt đối, mà nằm ở mức độ hiểu biết về cuộc chơi và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của tác giả. Hành trình xuất bản học thuật không chỉ dừng lại ở việc đăng bài mà còn là quá trình rèn luyện tư duy phê phán, khả năng lập luận chặt chẽ và thái độ kiên trì để đóng góp giá trị thực sự cho cộng đồng tri thức. Hiểu rõ những gì diễn ra phía sau cánh gà chính là bước đầu tiên và quan trọng nhất để biến những thách thức thành nền tảng vững chắc cho những thành công bền vững sau này.

Tài liệu tham khảo
Committee on Publication Ethics. (2019). COPE ethical guidelines for peer reviewers.
Menon, V., Varadharajan, N., Praharaj, S. K., & Ameen, S. (2020). Why Do Manuscripts Get Rejected? A Content Analysis of Rejection Reports from the Indian Journal of Psychological Medicine. Indian Journal of Psychological Medicine, 44(1), 59–65. https://doi.org/10.1177/0253717620965845
Nicholas, D., Watkinson, A., Jamali, H. R., Herman, E., Tenopir, C., Volentine, R., Allard, S., & Levine, K. (2014). Peer review: still king in the digital age. Learned Publishing, 28(1), 15–21. https://doi.org/10.1087/20150104
Ware, M. (2008). Peer review: Benefits, Perceptions and Alternatives.
Wu, J., Sanchez-Diaz, I., Yang, Y., & Qu, X. (2024). Why is your paper rejected? Lessons learned from over 5000 rejected transportation papers. Communications in Transportation Research, 4, 100129. https://doi.org/10.1016/j.commtr.2024.100129